Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp sẽ có những lúc thay đổi địa chỉ sản xuất, thay đổi đăng ký kinh doanh. Vậy khi thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, thay đổi địa chỉ công ty khác quận, thay đổi địa chỉ công ty cần làm gì? Trình tự thủ tục như thế nào? Hôm nay, Luật Bravolaw sẽ giới thiệu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!

Cơ sở pháp lý

• Luật Doanh nghiệp năm 2020;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP;
• Nghị định 96/2015/NĐ-CP.

Địa chỉ công ty là gì?

Địa chỉ công ty là địa điểm làm việc, liên hệ của doanh nghiệp trong lãnh thổ Việt Nam, địa chỉ công ty được xác định bằng số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

>>> Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty

Những điều cần biết khi thay đổi địa chỉ công ty 

• Thông tin địa chỉ trụ sở công ty là thông tin bắt buộc phải đăng ký của doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ với sở kế hoạch khi có sự thay đổi.
• Thông tin địa chỉ được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hóa đơn đỏ, chữ ký số nên việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính sẽ kèm theo việc thực hiện các thủ tục thay đổi có liên quan của doanh nghiệp.

Quy định pháp luật về địa chỉ trụ sở công ty

Địa chỉ trụ sở chính công ty phải chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Khi thay đổi trụ sở, sẽ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật doanh nghiệp. Khái niệm quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ trụ sở được hiểu như sau:

• Nhà, quyền sử dụng đất, nhà, xưởng do công ty mua, tự xây dựng thì phải có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà hoặc hợp đồng thuê đất của công ty hạ tầng, quyết định giao đất cho thuê đất của cơ quan nhà nước hoặc một trong các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu theo luật đất đai.
• Nhà, quyền sử dụng đất, nhà xưởng do công ty thuê thì phải có hợp đồng thuê và các tài liệu chứng minh quyền cho thuê hợp pháp của bên cho thuê: Đất thổ cư phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên cho thuê; Đất dự án, nhà xưởng phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên thuê và đã ghi nhận tài sản trên đất trên sổ đỏ.

Những lưu ý khi thay đổi địa chỉ công ty

• Thay đổi thông tin địa chỉ công ty khác quận/huyện sẽ cần tiến hành thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội;
• Ký hợp lục hợp đồng thay đổi địa chỉ với các hợp đồng đã ký và đang tiến hành công việc;
• Thay đổi mọi thông tin liên quan có ghi nhận địa chỉ công ty trên đó;
• Thay đổi thông tin địa chỉ chủ tài khoản đối với tài khoản ngân hàng công ty.
• Thông báo cho tất cả đối tác khách hàng và bên có liên quan biết về sự thay đổi này.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty 

Sau đây là chi tiết hồ sơ thay đổi công ty Luật Bravolaw chia sẻ tới bạn:

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, khác quận hồ sơ bao gồm:

• 01 Thông báo thay đổi địa chỉ nêu rõ: tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; địa chỉ dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật
• 01 Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ công ty (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên), của các thành viên hợp danh (với công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần)
• 01 Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty;
• 01 Bản gốc Công văn (mẫu 09) cơ quan thuế về việc đồng ý cho chuyển quận (áp dụng trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện)

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khách tỉnh/thành phố hồ sơ bao gồm:

• 01 Thông báo thay đổi địa chỉ nêu rõ: tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; địa chỉ dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật
• 01 Điều lệ công ty đã sửa đổi bổ sung (Bản sao)
• Danh sách người đại diện theo ủy quyền (Công ty TNHH 1 thành viên), danh sách thành viên (Công ty TNHH 2 thành viên trở lên), danh sách cổ đông (Công ty cổ phần), danh sách thành viên hợp danh (Công ty hợp danh)
• 01 Quyết định của chủ sở hữu (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên), của các thành viên hợp danh (với công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần)
• 01 Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty

Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty ở đâu?

• Bước 1: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký thay đổi chỉ kinh doanh công ty (bản mềm) qua Cổng thông tin quốc gia theo địa chỉ website https://dangkykinhdoanh.gov.vn/.
• Bước 2: Sau khi hồ sơ được chấp nhận hợp lệ, doanh nghiệp sẽ sử dụng hồ sơ (bản cứng) gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty 2023 như thế nào?

Quy trình thay đổi địa chỉ công ty sẽ được thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Chốt thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố

Trong bước này, với những công ty thay đổi địa chỉ khác quận và khác tỉnh sẽ phải nộp thông báo theo mẫu số 08 tới cơ quan thuế đang quản lý doanh nghiệp để tiến hành thủ tục “chốt” thuế quận/huyện/tỉnh cũ và xin công văn xin chuyển sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới.

Thời gian thực hiện thủ tục này thông thường kéo dài từ 5-10 ngày làm việc tính từ ngày nộp hồ sơ đăng ký.

Lưu ý doanh nghiệp: Với các công ty tiến hành thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận/huyện sẽ không cần phải tiến hành thủ tục này.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Sau khi hoàn thành việc chốt thuế quận/huyện/tỉnh/thành phố cũ và có công văn của cơ quan thuế cho chuyển sang địa chỉ mới, doanh nghiệp sẽ soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty để tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi địa chỉ.

Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển trụ sở chính doanh nghiệp tới Phòng Đăng ký kinh doanh

Việc nộp hồ sơ sẽ được thực hiện trực tuyến, sau khi hồ sơ được chấp nhận hợp lệ sẽ tiến hành thủ tục nộp hồ sơ giấy tới cơ quan đăng ký

Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thay đổi địa chỉ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký, phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trước khi đồng ý và cấp giấy chứng nhận đã thay đổi địa chỉ công ty

Bước 5: Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ghi nhận địa chỉ mới công ty

Trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ sẽ tiến hành nộp hồ sơ giấy tại Sở kế hoạch đầu tư để nhận kết quả là giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Thủ tục thuế khi thay đổi địa chỉ công ty 

Quy định tại Khoản 2, Điều 8, Nghị định 83/2013/NĐ-CP và Khoản 1, Điều 40, Nghị định 78/2015/NĐ-CP, các doanh nghiệp trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ công ty có nghĩa vụ hoàn tất mọi thủ tục với cơ quan thuế. Cụ thể, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản thuế còn nợ. Đồng thời, đề nghị cơ quan thuế hoàn trả các khoản thuế nộp thừa, thuế giá trị gia tăng chưa khấu trừ hết…

Nếu thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trong cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, đồng nghĩa với việc không thay đổi cơ quan thuế quản lý. Nhưng nếu ngược lại, doanh nghiệp chuyển đổi địa chỉ đến tỉnh, thành phố khác sẽ dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý. Lúc này, doanh nghiệp ngoài các nghĩa vụ nêu trên còn phải soạn thảo hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế gửi đến cơ quan thuế nơi chuyển đi và nơi chuyển đến.

Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại nơi chuyển đi

• 01 Tờ khai theo mẫu 08-MST quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC
• 01 Bản sao giấy phép thành lập và hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cập theo địa chỉ mới (Nếu người thực hiện hồ sơ là các tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân…)
• Một số tài liệu khác theo từng trường hợp cụ thể

Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại nơi chuyển đến

Nếu đối tượng soạn thảo hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế là doanh nghiệp sẽ thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo Nghị định 78/2015/NĐ-CP. Trường hợp đối tượng soạn thảo hồ sơ là các tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh… hồ sơ sẽ bao gồm:

• 01 Thông báo chuyển địa điểm theo mẫu 09-MST quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC
• 01 Giấy phép thành lập và hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cập theo địa chỉ mới (Bản sao)
• Một số tài liệu khác theo từng trường hợp cụ thể

Thời gian thay đổi địa chỉ công ty

Thời gian soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp: 1 ngày làm việc;

• Thời gian nộp hồ sơ tới cơ quan thuế cho đến khi nhận được công văn chuyển quận/huyện/tỉnh/thành phố (trường hợp thay đổi địa chỉ khác quận/huyện/tỉnh/thành phố): 10 -15 ngày làm việc;
• Thời gian thay đổi địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 3-5 ngày làm việc;
• Thời gian đổi dấu công ty (trường hợp dấu cũ có thông tin quận/huyện/tỉnh/thành phố): 1 ngày làm việc.

Như vậy: Tổng thời gian thay đổi địa chỉ công ty sẽ khoảng từ 5-20 ngày làm việc phụ thuộc vào việc có phải chuyển cơ quan quản lý thuế hay không.

Trường hợp bị xử phạt khi không thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ công ty

Khi công ty thay đổi trụ sở đăng ký kinh doanh mà không thực hiện các thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh sẽ bị xử phạt như sau:

• Công ty có thể bị phạt lỗi kinh doanh không đăng ký tại địa chỉ mới.
• Công ty có thể bị đóng mã số thuế nếu kiểm tra hoạt động địa chỉ hiện tại có quan thuế không thấy có hoạt động tại đó.
• Công ty có thể bị phạt lỗi chậm thông báo thay đổi địa chỉ Căn cứ điều 25 Nghị định 50/2016/NĐ-CP Nghị định quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư quy định:

“Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 đến 30 ngày.

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày.

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.

Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc đăng ký thay đổi các nội dung Giấy chứng nhận doanh nghiệp.”

Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty Tại Luật Bravolaw

Công ty Luật Bravolaw đơn vị hàng đầu về dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty trọn gói. Quý khách hàng không phát sinh đi lại mà vẫn hoàn thành được các thủ tục sau:

• Tư vấn quy trình, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện, khác quận/huyện, khác tỉnh/thành phố
• Tư vấn địa chỉ mới dự định chuyển tới có được đăng ký làm trụ sở công ty hay  không?
• Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị tài liệu cho việc thay đổi địa chỉ công ty;
• Soạn thảo và nộp hồ sơ tại cơ quan thuế để xin công văn đồng ý chuyển quận;
• Soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty và nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh nơi cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
• Theo dõi hồ sơ, bổ sung hoặc sửa chữa hồ sơ (nếu có) theo yêu cầu của chuyên viên
• Nhận công văn từ cơ quan thuế và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới đã thay đổi địa chỉ công  ty;
• Khắc mới dấu công ty, công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia
• Tư vấn các vấn đề pháp lý khác liên quan sau khi thay đổi địa chỉ công ty.

Lý do nên chọn dịch vụ của Luật Bravolaw

Dịch vụ trọn gói, cam kết không phụ thu, không phát sinh thêm chi phí nào khác.

Tư vấn miễn phí từ A – Z, từ các điều kiện, thủ tục cần thực hiện trước, trong và sau thay đổi địa chỉ công ty

Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp các thông tin đơn giản, không cần đi lại nhiều lần để làm thủ tục tốn thời gian và chi phí. 

Cam kết hoàn thành các thủ tục đúng tiến độ, đúng hẹn.

Bàn giao kết quả tận nơi cho doanh nghiệp.

Miễn phí hỗ trợ tư vấn các vấn đề liên quan đến thuế, kế toán thuế như phương pháp tính thuế, các loại thuế, các loại hóa đơn… để doanh nghiệp vừa có thể hoạt động kinh doanh đúng luật vừa có thể tối ưu thuế phải đóng.

Hỗ trợ tư vấn miễn phí các vấn đề pháp lý khác cho doanh nghiệp ngay cả khi kết thúc dịch vụ.

Trên đây là bài viết tư vấn về của Luật Bravolaw về hồ sơ, thủ tục, điều kiện thay đổi địa chỉ công ty . Để biết thêm thông tin chi tiết, tham khảo thêm dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, thay đổi địa chỉ công ty khác quận của chúng tôi vui lòng liên hệ Hotline: 1900 6296 nhé!, Chúng tôi sẽ hỗ trợ 24/7.