Dịch vụ chứng nhận ISO 9001:2015

Doanh nghiệp để tăng khả năng cạnh tranh cũng như tạo niềm tin cho đối tác, khách hàng về khả năng quản lý chặt chẽ, hiệu quả dây chuyền sản xuất, quá trình cung ứng dịch vụ thì nhiều doanh nghiệp đã thực hiện xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng do tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ban hành dưới tên gọi là ISO 9001: 2015. Vậy quy trình, thủ tục xin giấy chứng nhận ISO 9001 như thế nào, cùng theo dõi bài viết dưới đây của Luật Bravolaw nhé!

Cơ sở pháp lý

Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật do Chủ tịch nước công bố ngày 12/07/2006;
Nghị định số 127/2007/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật;
Thông tư 21/2007/TT-BKHCN ngày 28/09/2007 của Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn;
Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN ISO 9001:2015 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu.

>>> Tham khảo: Dịch vụ chứng nhận ISO 22000:2018 hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.

Tiêu chuẩn ISO 9001 là gì?

Tiêu chuẩn ISO 9001 nằm trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 – Bộ tiêu chuẩn quốc tế được duy trì bởi tổ chức ISO, có mục tiêu trợ giúp các tổ chức xây dựng, áp dụng và vận hành hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực. Trong đó, ISO 9001 được xem là tiêu chuẩn trung tâm quan trọng nhất của bộ tiêu chuẩn ISO 9000.

Tên đầy đủ của Tiêu chuẩn: ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu.

ISO 9001 là một Tiêu chuẩn đưa ra các nguyên tắc, nguyên lý và yêu cầu để thiết lập được một hệ thống quản lý chất lượng trong doanh nghiệp và áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp không phân biệt quy mô hay loạI hình sản xuất, kinh doanh hay dịch vụ.

ISO 9001 do Ủy ban Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO ban hành từ năm 1987 và đã trải qua 4 lần soát xét và hoàn thiện từ Phiên bản ISO 9000 năm 1987; ISO 9001:1994; ISO 9001:2000; ISO 9001:2008 và ISO 9001:2015.

ISO – là tên viết tắt của Ủy ban Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO (http://iso.org/), Ủy ban ISO là một Tổ chức phi Chính Phủ có nhiệm vụ xây dựng các Tiêu chuẩn áp dụng chung cho tất cả các nước thành viên với mục tiêu tạo sự tương đồng về hệ thống Tiêu chuẩn trên toàn thế giới.

Lợi ích của Giấy chứng nhận ISO 9001:2015

Tạo được thiện cảm và niềm tin cho khách hàng vào chất lượng sản phẩm, dịch vụ của mình khi chúng được tạo ra bởi một hề thống quản lý khoa học, chặt chẽ và do đó tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Cắt giảm được các chi phí vận hành không cần thiết thông qua việc xem xét, phân bổ lại nguồn lực cho các quá trình cũng như thiết lập mối tương tác, hỗ trợ giữa các quá trình đó nhằm mang lại hiệu quả cao nhất.
Xây dựng niềm tin với đối tác và cải thiện mối quan hệ với nhân viên, nhà cung cấp
Kiểm soát rủi ro tốt hơn thông qua việc dự báo hay điều chỉnh lại mô hình hoạt động của doanh nghiệp.

Danh Sách tiêu chuẩn trong quy trình cấp giấy Chứng nhận ISO 9001:2015

Đối với bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 gồm có đầy đủ các tiêu chuẩn như dưới đây. Bạn cần phải nắm bắt kỹ lưỡng trước khi đăng ký giấy chứng nhận ISO. Bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 bao gồm các tiêu chuẩn sau:

ISO 9000:2005: Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng: Tiêu chuẩn này mô tả cơ sở của hệ thống quản lý chất lượng và quy định các thuật ngữ cho hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm các ngôn ngữ cốt lõi của họ tiêu chuẩn ISO 9000
ISO 9001:2015: chỉ có thể được ban hành từ ngày 15/09/2015 và tất cả các chứng chỉ theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 sẽ hết hiệu lực sau ngày 14/09/2018.
Tiêu chuẩn ISO 19011:2002: Hướng dẫn hệ thống quản lý chất lượng và đánh giá môi trường.

Trong đó, ISO 9001: 2015 được coi là một phần thiết yếu của chuỗi tiêu chuẩn ISO 9000 và mới nhất là ISO 9001: 2015.

Hiệu lực của giấy chứng nhận ISO 9001:2015

Giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có hiệu lực trong 3 năm.
Trong thời gian hiệu lực của chứng chỉ, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát định kỳ để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng được chứng nhận tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và luôn có hiệu lực.
Chu kỳ giám sát có thể là 6 tháng, 9 tháng hoặc tối đa là 12 tháng tùy theo quy định của tổ chức chứng nhận và/hoặc thỏa thuận giữa khách hàng và tổ chức chứng nhận. Hết 3 năm nếu vẫn muốn chứng nhận, tổ chức/doanh nghiệp sẽ phải đăng ký đánh giá lại. Cuộc đánh giá lại được tiến hành tương tự cuộc đánh giá chứng nhận lần đầu. Chứng chỉ cấp lại có hiệu lực trong 3 năm.

Điều kiện cấp giấy chứng nhận ISO 9001:2015

Để thực hiện cấp chứng nhận ISO 9001, Doanh nghiệp cần đạt được các điều kiện sau:

Doanh nghiệp xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Đầu tiên, Doanh nghiệp cần phải xây dựng hệ thống của lý của mình theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Doanh nghiệp có thể có 02 cách để xây dựng thành công hệ thống này. Bao gồm:

Tự xây dựng và áp dụng ISO 9001:2015.
Thuê đơn vị tư vấn về việc xây dựng và áp dụng ISO.

Tổ chức tự đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001

Sau khi Doanh nghiệp đã có một hệ thống quản lý tốt. Doanh nghiệp có các bằng chứng chứng minh về sự phù hợp của mình.

Doanh nghiệp phải thực hiện tự đánh giá nội bộ doanh nghiệp mình. Qua đó, Doanh nghiệp tự đánh giá xem hệ thống của mình có các điểm phù hợp hay không phù hợp với các yêu cầu tiêu chuẩn. Doanh nghiệp sẽ tìm ra các điểm chưa tốt của hệ thống. Từ đó, thực hiện các hành động khắc phục và cải tiến.

Gửi yêu cầu chứng nhận ISO tới Tổ chức chứng nhận

Sau khi doanh nghiệp đã có đủ 02 điều kiện trên, Doanh nghiệp cần lựa chọn tổ chức đánh giá chứng nhận. Việc đánh giá chứng nhận sẽ được thực hiện khi Doanh nghiệp gửi yêu cầu cho tổ chức chứng nhận. Quy trình đánh giá chứng nhận sẽ được thực hiện theo quy định của Tổ chức chứng nhận.

Trên đây là những điều kiện cơ bản để Doanh nghiệp có thể đạt được Giấy chứng nhận ISO 9001.

Hồ sơ cấp Chứng nhận ISO 9001:2015

Công văn xin cấp chứng nhận ISO 9001.

Báo cáo tóm tắt quy trình xây dựng và áp dụng công việc (kèm sơ đồ), đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý chất lượng.
Báo cáo đánh giá hệ thống quản lý chất lượng.
Các tài liệu liên quan tới việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015:

Sổ tay quản lý chất lượng
Quy trình kiểm soát tài liệu
Quy trình kiểm soát hồ sơ
Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp
Quy trình đánh giá nội bộ
Quy trình thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa
Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Quy định chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Bản mô tả chức danh nhân viên trong công ty
Quy định mua hàng
Quy trình bán hàng
Quy trình sản xuất

Quy trình quản lý kho
Quy trình quản lý thiết bị
Quy trình giải quyết khiếu nại khách hàng và đánh giá thỏa mãn khách hàng
Sơ đồ kiểm soát chất lượng
Các biểu mẫu đang áp dụng trong quá trình kiểm soát chất lượng

Thủ tục xin chứng nhận ISO 9001:2015

Bước 1: Trao đổi làm rõ các vấn đề liên quan tới việc chứng nhận hệ thống quản lý.
Bước 2: Doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ và gửi tới cơ quan chứng nhận đã lựa chọn.
Bước 3: Cơ quan tiếp nhận Hồ sơ kiểm tra và đánh giá sơ bộ tính hợp pháp, đầy đủ của các tài liệu có trong hồ sơ xin chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng.
Bước 4: Đoàn chuyên gia sẽ về cơ sở và đánh giá dựa trên các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý của ISO.
Bước 5: Thẩm xét kết quả đánh giá.
Bước 6: Nếu kết quả đánh giá được nhận định là phù hợp với các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý ISO thì sẽ cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng.

Các bước trong quy trình cấp giấy Chứng nhận ISO 9001:2015

Để thực hiện đúng chuẩn về quy trình cấp giấy Chứng nhận ISO 9001:2015, bạn cần thực hiện chi tiết theo các bước ở dưới đây:

Bước 1: Ra quyết định thực hiện là bước đầu tiên trong quy trình cấp giấy Chứng nhận ISO 9001:2015.

Hệ thống quản lý chất lượng hiện có của doanh nghiệp có đáp ứng được các yêu cầu quản lý, giám sát và kiểm tra không? Công ty có cần thay đổi hệ thống quản lý chất lượng hiện có của mình theo tiêu chuẩn ISO không? Và nếu cần, lãnh đạo cao nhất chắc chắn phải có một số hiểu biết về ISO. Vì vậy, khi quyết định xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ lưỡng các chi tiết về ISO thông qua các khóa đào tạo nâng cao nhận thức về ISO.

Bước 2: Chọn người đại diện cho công ty.

Hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng các tiêu chuẩn ISO cần phải có người chịu trách nhiệm chính. Vì vậy, công ty cần cử người đại diện làm lãnh đạo chất lượng. Người lãnh đạo này phải là người am hiểu về tiêu chuẩn ISO 9001 để có thể áp dụng hiệu quả vào hệ thống hiện có của công ty bạn. Đây cũng là người thực hiện đánh giá nội bộ ISO 9001 hàng tháng.

Bước 3: Xây dựng kế hoạch triển khai quy trình cấp giấy Chứng nhận ISO 9001:2015.

Sau khi xem xét các điều khoản và yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Tổ chức hoặc công ty cần xem xét và xác minh rằng họ có thể đáp ứng những yêu cầu nào? Những yêu cầu nào còn thiếu? Nó có thể được thay đổi để đáp ứng yêu cầu đó? Nếu được thì nên làm những công việc gì? Khối lượng công việc đó như thế nào? Ai sẽ chịu trách nhiệm? Cần phải có kế hoạch cụ thể và rõ ràng.

Bước 4: Thông báo nội bộ.

Khi kế hoạch đã được xây dựng để thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO. Các thành viên của tổ chức phải biết về kế hoạch đó. Sẽ có nhiều ý kiến trái chiều về việc thay đổi sang ISO 9001. Bạn cần giải thích rõ ràng để mọi người cùng biết hoạch định, thực hiện và ủng hộ.

Bước 5: Viết tài liệu ISO 9001 cho tổ chức.

ISO 9001 yêu cầu một hệ thống quản lý chất lượng với các tài liệu bắt buộc. Việc viết những tài liệu này sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức. Sẽ có sẵn các mẫu bạn có thể tham khảo và dựa vào đó để viết cho phù hợp với điều kiện thực tế của tổ chức, doanh nghiệp. Mỗi mục, có nhiều mẫu để bạn tham khảo. Việc lựa chọn những họa tiết này sao cho phù hợp cũng rất quan trọng. Vì phải đáp ứng việc xây dựng và áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001.

Bước 6: Áp dụng vào thực tế.

Các tài liệu viết ở bước 5 phải được thông tin đến các phòng, ban liên quan để thực hiện. Trong quá trình này, quy trình làm việc mới có thể tạo ra một số vấn đề. Những vấn đề này nên được ghi lại thành một hướng dẫn công việc chi tiết. Điều này phải được ghi lại bởi các nhân viên trực tiếp làm công việc.

Bước 7: Đánh giá nội bộ.

Ở bước 2, các tổ chức, doanh nghiệp đã cử người đại diện có hiểu biết nhất định về ISO. Sau tất cả các bước thực hiện, ISO 9001 yêu cầu tổ chức phải có đánh giá nội bộ hàng tháng để biết được chất lượng công việc sau khi áp dụng ISO 9001 QMS. Đây là công việc cần thiết và quan trọng trước khi được đánh giá chứng nhận ISO 9001.

Bước 8: Đăng ký ISO 9001.

ISO sẽ ủy quyền cho một tổ chức đủ năng lực đánh giá QMS mà bạn đang làm việc. Nếu tất cả các điều kiện và điều khoản được ISO đặt ra trong từng hạng mục, tổ chức của bạn sẽ được cấp chứng chỉ ISO. Nếu không đủ điều kiện, bạn phải tiếp tục thay đổi cho phù hợp. Vì vậy, bạn phải lựa chọn cơ quan kiểm tra và chứng nhận phù hợp với tổ chức của mình để việc đăng ký ISO không mất nhiều thời gian.

Bước 9: Nhận chứng chỉ ISO.

Để nhận được chứng chỉ, doanh nghiệp của bạn phải được đánh giá bởi tổ chức chứng nhận ISO được ủy quyền. Họ thấy rằng họ đã đáp ứng các tiêu chí để cấp giấy chứng nhận kinh doanh. Tức là doanh nghiệp của bạn phải vượt qua giai đoạn đánh giá. Một vấn đề khó khăn trong bước này là nhân viên trong tổ chức của bạn có thể sẽ không quen với việc đánh giá của những người bên ngoài tổ chức. Vì vậy, bạn cần trao đổi với nhân viên của mình, hướng dẫn họ cách tương tác, phối hợp với đánh giá viên để việc đánh giá trở nên hoàn hảo.

Bước 10: Duy trì sau chứng nhận ISO 9001.

Nhận chứng chỉ không phải là bước cuối cùng, việc duy trì chứng chỉ này sẽ giúp doanh nghiệp thu được nhiều lợi ích. Từ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn sẽ nâng cao hiệu quả kinh doanh. Đây cũng là một trong những yếu tố để các đối tác kinh doanh cân nhắc lựa chọn hợp tác. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cần liên tục cải tiến quy trình và hệ thống cho phù hợp với tình hình thực tế, làm cơ sở để tiếp tục duy trì ISO.

Qua những thông tin chia sẻ trên đây, Luật Trung Tín đã gửi đến bạn các bước cụ thể trong quy trình cấp giấy Chứng nhận ISO 9001:2015. Mong rằng với những bước chi tiết này sẽ giúp ích bạn phần nào trong việc thực hiện công việc xin cấp giấy chấy chứng nhận ISO 9001:2015 hiệu quả nhất.

Những lỗi thường gặp trong quá trình xin cấp chứng nhận ISO 9001:2015

Đa phần các doanh nghiệp tự đăng ký nộp hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận ISO 9001:2015 lên Chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng đều vướng nhiều lỗi trong quá trình đăng ký iso như:

Trường hợp : Hồ sơ đăng ký chứng nhận ISO không đầy đủ theo quy định, trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký chứng nhận iso, Chi cục thông báo bằng văn bản đề nghị bổ sung các loại giấy tờ theo quy định tới tổ chức, cá nhân đăng ký chứng nhận ISO. Sau thời hạn 15 (mười lăm) ngày làm việc kể từ ngày gửi văn bản đề nghị mà hồ sơ đăng ký chứng nhận ISO không được bổ sung đầy đủ theo quy định, Chi cục có quyền huỷ bỏ việc xử lý đối với hồ sơ này.
Trường hợp hồ sơ đăng ký chứng nhận ISO đầy đủ và hợp lệ, Chi cục ban hành Thông báo tiếp nhận hồ sơ đăng ký chứng nhận iso cho tổ chức, cá nhân đăng ký chứng nhận ISO.
Trường hợp hồ sơ đăng ký chứng nhận ISO đầy đủ nhưng không hợp lệ, Chi cục thông báo bằng văn bản cho tổ chức, cá nhân đăng ký chứng nhận ISO về lý do không tiếp nhận hồ sơ.

Do chưa tiếp cận cũng như chưa hiểu biết sâu về hệ thống tài liệu ISO cũng như các giấy tờ văn bản trình bày liên quan nên dẫn đến việc mất thời gian và tốn kém chi phí đi lại mà vẫn không được việc. Trong khi các đối tác khách hàng lại yêu cầu doanh nghiệp bạn phải có giấy chứng nhận ISO 9001:2015 mới chấp nhận hợp tác.

Dịch vụ tư vấn chứng nhận ISO 9001 tại Luật Bravolaw

Tư Vấn, Đào Tạo, Cấp Giấy Chứng Nhận
Chuyên Gia Tư Vấn Nhiệt Tình, Dễ Chịu
Dịch vụ trọn gói từ A-Z
Giấy chứng nhận ISO có giá trị công nhận quốc tế
Cam kết tư vấn 100% đạt chứng nhận
Không Đạt – Hoàn Tiền – Chúng tôi Luôn mang đến cho khách hàng trải nghiệm dịch vụ tốt nhất, nhanh nhất, chất lượng nhất, chu đáo nhất nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng.

Lý do nên chọn dịch vụ của Luật Bravolaw

Dịch vụ trọn gói, cam kết không phụ thu, không phát sinh thêm chi phí nào khác.
Tư vấn miễn phí từ A – Z, từ các điều kiện, thủ tục cần thực hiện để đạt chứng nhận ISO 9001:2015
Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp các thông tin đơn giản, không cần đi lại nhiều lần để làm thủ tục tốn thời gian và chi phí.
Cam kết hoàn thành các thủ tục đúng tiến độ, đúng hẹn.
Bàn giao kết quả tận nơi cho doanh nghiệp.
Hỗ trợ tư vấn miễn phí các vấn đề pháp lý khác cho doanh nghiệp ngay cả khi kết thúc dịch vụ.

Trên đây là bài viết tư vấn về của Luật Bravolaw về hồ sơ, thủ tục, điều kiện xin chứng nhận ISO 9001:2015 . Để biết thêm thông tin chi tiết, tham khảo thêm dịch vụ xin giấy chứng nhận ISO 9001:2015 của chúng tôi vui lòng liên hệ Hotline: 1900 6296 – 0919791169 nhé!, Chúng tôi sẽ hỗ trợ 24/7.