Mã số mà vạch là gi? Tại sao cần có mã số, mã vạch

Mã số mã vạch là một trong những công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu sản phẩm một cách tự động dựa trên nguyên tắc: đặt cho sản phẩm một dãy số hoặc dãy chữ, sau đó dãy số sẽ được mã hoá dưới dạng mã vạch để máy quét có thể đọc được. Cùng Luật Bravolaw tìm hiểu Mã số mà vạch là gi? Tại sao cần có mã số, mã vạch qua bài viết dưới đây nhé!.

Mã số hàng hóa là gì?

Mã số hàng hóa trong tiếng Anh người ta gọi là “Article Number Code” là ký hiệu bằng một dãy chữ số nguyên thể hiện như một thẻ để chứng minh hàng hóa về xuất xứ sản xuất, lưu thông của nhà sản xuất trên một quốc gia (vùng) này tới các thị trường trong nước hoặc đến một quốc gia (vùng) khác trên khắp các châu lục. Bởi vậy, mỗi loại hàng hóa sẽ được in vào đó (gắn cho sản phẩm) một dãy số duy nhất. Đây là một sự phân biệt sản phẩm hàng hóa trên từng quốc gia (vùng) khác nhau, tương tự như sự khác biệt về mã số điện thoại. Trong viễn thông người ta cũng quy định mã số, mã vùng khác nhau để liên lạc nhanh, đúng, không bị nhầm lẫn.

Đến nay, trong giao dịch thương mại tồn tại 2 hệ thống cơ bản về mã số hàng hoá:

Một là, hệ thống mã số hàng hoá được sử dụng tại thị trường Hoa Kỳ và Canada. Đó là hệ thống UPC (Universal Product Code), được lưu hành từ thập kỷ 70 của thế kỷ XX cho đến nay.
Hai là, hệ thống mã số hàng hoá được sử dụng rộng rãi ở các thị trường còn lại của thế giới, đặc biệt là châu Âu, châu Á,…; trong đó phổ biến là hệ thống EAN (European Article Number). Trong hệ thống mã số hàng hoá EAN có 2 loại ký hiệu con số: Loại EAN-13 và EAN-8.

Cấu trúc của EAN-13:

Mã số EAN-13 là 1 dãy số gồm 13 chữ số nguyên (từ số 0 đến số 9), trong dãy số chia làm 4 nhóm, mỗi nhóm có ý nghĩa như sau:

Nhóm 1: Từ trái sang phải, ba chữ số đầu là mã số về quốc gia (vùng lãnh thổ).

Nhóm 2: Tiếp theo gồm bốn chữ số là mã số về doanh nghiệp.

Nhóm 3: Tiếp theo gồm năm chữ số là mã số về hàng hóa.

Nhóm 4: Số cuối cùng (bên phải) là số về kiểm tra.

Cấu trúc của EAN – 8:

Về bản chất tương tự như EAN-13 chỉ khác là EAN-8 gồm 8 chữ số nguyên, tuỳ theo sắp xếp và lựa chọn các chữ số từ số 0 đến số 9 được chia làm 3 nhóm:

Mã số quốc gia: Gồm 3 chữ số đầu tiên (bên trái)

Mã số hàng hóa: Gồm 4 chữ số tiếp theo.

Mã số kiểm tra: Gồm 1 chữ số đứng cuối cùng. Nhận dạng số C cũng được tính từ 7 số đứng trước nó và cách tính cũng tương tự như EAN-13.

Cần lưu ý rằng, việc sử dụng EAN-13 hay EAN-8 là do Tổ chức EAN thế giới phân định. Sau khi EAN Việt Nam được cấp mã số, các doanh nghiệp của Việt Nam muốn sử dụng mã số EAN-VN thì phải có đơn đệ trình là thành viên EAN-VN, sau đó đăng ký xin EAN-VN cấp cho MS cho đồng loại hàng hóa. Việc cấp đăng ký mã số cho sản phẩm hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam do các tổ chức EAN-VN có thẩm quyền cấp và được EAN thế giới công nhận, được lưu trữ trong ngân hàng dữ liệu EAN thế giới.

Mã vạch hàng hóa là gì?

Mã vạch (Barcode) theo định nghĩa là phương pháp lưu trữ và truyền tải thông tin bằng một loại ký hiệu gọi là ký mã vạch (Barcode symbology). Ký mã vạch hay gọi tắt cũng là mã vạch, là 1 ký hiệu tổ hợp các khoảng trắng và vạch thẳng để biểu diễn các mẫu tự, ký hiệu và các con số. Sự thay đổi trong độ rộng của vạch và khoảng trắng biểu diễn thông tin số hay chữ số dưới dạng mà máy có thể đọc được.

Mã số mã vạch được thu nhận bằng một máy quét mã vạch, là một máy thu nhận hình ảnh của mã vạch in trên các bề mặt và chuyển thông tin chứa trong mã vạch đến máy tính hay các thiết bị cần thông tin này. Nó thường có một nguồn sáng kèm theo thấu kính, để hội tụ ánh sáng lên mã vạch, rồi thu ánh sáng phản xạ về một cảm quang chuyển hóa tín hiệu ánh sáng thành tín hiệu điện. Ngoài ra, nhiều máy quét mã vạch còn có thêm mạch điện tử xử lý tín hiệu thu được từ cảm quang để chuyển thành tín hiệu phù hợp cho kết nối với máy tính.

Mã vạch sẽ được trình bày kèm theo mã số và tập hợp thành những hình ảnh và ký tự số tạo nên thang số được gọi MS-MV hàng hóa.

Cấu trúc mã vạch: Mã vạch EAN-13 hoặc mã vạch EAN-8 là những vạch tiêu chuẩn có độ cao từ 26,26 mm đến 21,64 mm và độ dài từ 37,29 mm đến 26,73 mm.

Cấu trúc mã vạch cũng do các tổ chức quốc gia về EAN quản lý và phân cấp đối với các doanh nghiệp.

Phân loại mã số mã vạch hiện nay tại Việt Nam

Mã vạch 1D (các loại mã vạch 1 chiều)

Mã 1D (mã vạch một chiều) là loại mã vạch tuyến tính thông dụng, được cấu tạo bởi các vạch sọc đen trắng song song xen kẽ. Mã 1D được gọi là “mã vạch một chiều” bởi các dữ liệu được mã hóa trong nó được thay đổi chỉ dựa theo một chiều duy nhất – chiều rộng (ngang).

Mỗi mã vạch 1D thường chứa từ 20 – 25 ký tự dữ liệu. Chúng đươc ứng dụng phổ biến nhất trong kinh doanh bán lẻ và được in trên các bao bì, túi, hộp…

Người dùng có thể trích xuất dữ liệu của các loại mã vạch 1D bằng máy quét mã vạch.

Mã UPC

Mã UPC (Universal Product Code) được sử dụng để dán và check hàng tiêu dùng tại các điểm bán cố định trên toàn thế giới. Loại mã vạch này thuộc quyền quản lý của Hội đồng mã thống nhất Mỹ UCC. Hiện nay chúng được sử dụng thông dụng nhất tại Mỹ, Canada, ngoài ra cũng phổ biến tại một số quốc gia lớn khác như Úc, Anh, New Zealand…

Biến thể/ Phân loại:

UPC-A: Mã hóa 12 chữ số (phiên bản chuẩn nhất của UPC)
UPC-E: Mã hoá 6 chữ số
Ứng dụng: Kinh doanh bán lẻ, siêu thị, hàng tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm

Mã EAN

Mã EAN (European Article Number): Loại mã vạch này có khá nhiều điểm tương đồng với mã UPC kể trên và được sử dụng phổ biến tại các nước Châu Âu. Điều khác biệt đáng nói nhất chính là ứng dụng địa lý của chúng.

Biến thể/ Phân loại:

EAN-8: Mã hóa 8 chữ số
EAN-13: Mã hoá 13 chữ số
Ngoài ra còn có các loại khác như: JAN-13, ISBN, ISSN
Ứng dụng: Kinh doanh bán lẻ, siêu thị, hàng tiêu dùng…

Mã Code 39

Loại mã Code 39 khắc phục được nhược điểm lớn nhất của 2 loại mã vạch EAN và UPC kể trên, đó là dung lượng không giới hạn và có thể mã hóa được cả các ký tự chữ hoa, dãy số tự nhiên và một số ký tự khác.

Ứng dụng: Bộ Quốc phòng, ngành Y tế, cơ quan hành chính, xuất bản sách…

Mã Code 128

Mã vạch 128 được đánh giá cao và ứng dụng phổ biến bởi nó có nhiều ưu điểm vượt trội: Mã vạch nhỏ gọn, lưu trữ thông tin đa dạng, có thể mã hóa được nhiều ký tự hơn: Chữ hoa, chữ thương, ký tự số, các ký tự chuẩn ASCII và cả mã điều khiển.

Biến thể/ Phân loại:

Code 128A: Mã hóa các ký tự số, chữ hoa, chữ thường, mã điều khiển và các ký tự chuẩn ASCII
Code 128B: Mã hóa các ký tự số, chữ hoa, chữ thường và các ký tự chuẩn ASCII
Code 128C: Có khả năng nén 2 ký tự số trong 1 ký tự mã hóa
Ứng dụng: Phân phối hàng hóa trong ngành hậu cần và vận tải, chuỗi cung ứng bán lẻ, công nghiệp chế tạo…

Mã vạch ITF (Interleaved 2 of 5)

Mã vạch ITF mã hóa ký tự số và sử dụng bộ ASCII đầy đủ. Chúng có thể thay đổi độ dài barcode và khả năng nén cao, nhờ đó có thể lưu trữ được nhiều lượng thông tin hơn.

Loại mã vạch này có thể xử lý dung sai cao, phù hợp in trên các bìa cứng.

Ứng dụng: Các nhà sản xuất dùng để dán trên bao bì giúp kiểm soát hàng hóa phân phối, lưu kho; vận chuyển container…

Mã Codabar

Codabar là loại mã vạch thông dụng trong lĩnh vực hậu cần và chăm sóc sức khỏe, nghiên cứu. Ưu điểm của nó là dễ dàng in ấn và sản xuất, nhờ đó người dùng có thể sử dụng chúng thường xuyên ngay cả trong điều kiện thiếu các thiết bị máy tính. Mã Codabar là một loại mã vạch riêng biệt, nó có khả năng mã hóa 16 ký tự khác nhau.

Biến thể/ Phân loại: Codabar, Mã Ames, Mã số 2 của 7, NW-7, Monarch, Codabar hợp lý, ANSI/AIM BC3-1995, USD-4

Ứng dụng: Chuyển phát thư tín, công nghiệp phim ảnh, ngân hàng máu, phòng thí nghiệm, thư viện…

Mã vạch 93

Mã vạch 93 có hỗ trợ đầy đủ các ký tự chuẩn ASCII, đồng thời nó cũng được cải thiện để mang đến nhiều lợi ích, ưu điểm hơn: bảo mật bên trong mã vạch, mật độ cao, kích thước barcode nhỏ gọn…

Ứng dụng: Kiểm soát hàng tồn kho, nhãn hiệu linh kiện điện tử, bưu điện, logistics…

Mã vạch MSI Plessey

Mã vạch MSI Plessey (Modified Plessey) được ứng dụng phổ biến để quản lý hàng tồn kho của các đại lý/nhà sản xuất bán lẻ, siêu thị,…

Mã vạch 2D (các loại mã vạch 2 chiều)

Mã vạch 2D (hay còn được gọi là mã vạch 2 chiều) là dạng mã vạch đại diện cho dữ liệu được mã hóa trong một ma trận gồm các ô vuông lớn nhỏ xen kẽ. Dữ liệu trong mã vạch 2D có thể được sắp xếp đa dạng theo chiều ngang hoặc dọc, nhờ đó lưu trữ được nhiều thông tin hơn so với loại mã vạch một chiều 1D.

Mã vạch 2D có thể chứa ít nhất 2000 ký tự, thường được ứng dụng để liên kết tới các website hoặc theo dõi sản phẩm, nhận dạng sản phẩm, thanh toán trực tuyến …

Các loại mã vạch 2D thông dụng

Mã QR Code

Loại mã 2D được sử dụng nhiều nhất hiện nay là QR Code (Quick Response). QR Code ứng dụng phổ biến trong các hoạt động tiếp thị quảng cáo, thương hiệu; giới thiệu sản phẩm/dịch vụ; các chương trình khuyến mãi; tra cứu thông tin; thậm chí dùng để quét mã thanh toán, giao dịch chuyển tiền tại một số ngân hàng.

Mã QR Code có nhiều ưu điểm như: kích thước đa dạng, khả năng đọc dữ liệu nhanh, hỗ trợ mã hóa 4 chế độ khác nhau của dữ liệu (Số, chữ, byte, Kanji); ít bị lỗi trong khi dùng và đặc biệt loại mã vạch này miễn phí sử dụng.

Mã ma trận – Data Matrix

Mã Data Matrix được ứng dụng trong việc đặt tên các hàng hóa và văn bản. Tương tự như QR Code, loại mã vạch này hầu như rất ít bị lỗi trong quá trình sử dụng, khả năng đọc nhanh…Mã AZTEC

Mã vạch PDF417

PDF417 là một loại mã vạch 2 chiều 2D, chúng được dùng trong các ứng dụng yêu cầu lưu trữ lượng dữ liệu khổng lồ, có thể kể đến như: Ảnh kỹ thuật số, dấu vân tay, số và đồ họa, chữ ký…

Mã vạch PDF417 là một loại mã vạch thông dụng ở nước ngoài và được sử dụng miễn phí.

Tại sao cần có mã số mã vạch?

Thứ nhất, mã vạch giúp doanh nghiệp kiểm soát sản phẩm, dịch vụ.

Việc đăng ký mã vạch cho hàng hóa giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng quản lý, sắp xếp, phân bố sản phẩm hợp lý, chính xác. Không mất nhiều công sức và tốn nhân công trong việc quản lý số lượng sản phẩm. Kiểm soát tốt hàng hóa nhằm điều chỉnh kịp thời chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

Thứ hai, giúp doanh nghiệp đưa hàng hóa, sản phẩm ra thị trường rộng lớn

Đăng ký mã vạch sản phẩm là bước ngoặt cho những tổ chức, doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường kinh doanh. Đây là tiền đề giúp các doanh nghiệp đưa sản phẩm ra thị trường rộng lớn hơn, thậm chí là xuất khẩu sang quốc gia khác, cơ hội nâng cao doanh thu là rất cao. Vậy làm sao để đưa hàng hóa ra nước ngoài, điều cần làm ngay bây giờ là đăng ký mã vạch sản phẩm.

Thứ ba, mã vạch sản phẩm tạo sự minh bạch cho doanh nghiệp

Trên thị trường hiện nay, chúng ta không xa lạ gì với vấn nạn hàng giả, hàng nhái được bán tràn lan và điều nguy hiểm hơn đó chính là sự tinh vi của tội phạm càng vượt quá tầm kiểm soát. Những sản phẩm giả mạo với vẻ ngoài hoàn toàn giống và trùng khớp với hàng hóa thật, vậy điều gì xảy ra khi người tiêu dùng mua phải hàng giả và đánh đồng chất lượng của hàng thật. Để tránh những trường hợp không mong muốn này xảy ra, doanh nghiệp nên đăng ký mã vạch sản phẩm cho hàng hóa mình, tạo sự minh bạch cho doanh nghiệp cũng như lấy được lòng tin của khách hàng về doanh nghiệp và sản phẩm của mình.

Có bắt buộc phải đăng ký mã vạch sản phẩm hay không?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, việc đăng ký mã số mã vạch trên hàng hóa không phải là yêu cầu bắt buộc. Doanh nghiệp có thể sử dụng hoặc không sử dụng, tuy nhiên với trường hợp doanh nghiệp lựa chọn việc sử dụng mã số mã vạch thì buộc phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp doanh nghiệp không tiến hành đăng ký thì sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định số 119/2017/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tiêu chuẩn, đo lường và chất lượng sản phẩm, hàng hoá.

Ai có quyền đăng ký mã vạch sản phẩm?

Mã vạch hàng hóa dùng để tra cứu nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Khi tra cứu thông tin sẽ hiển thị thông tin của đơn vị sản xuất, chịu trách nhiệm đối với hàng hóa đó. Do đó, điều kiện đầu tiên trong việc đăng ký mã vạch sản phẩm là người đăng ký phải có giấy phép kinh doanh và giấy phép hoạt động tương ứng.

Thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm.

Bước 1: Lựa chọn mã vạch phù hợp với số lượng sản phẩm.

Mã vạch sẽ có 3 loại là loại dưới 100 sản phẩm; loại dưới 1.000 sản phẩm và loại dưới 10.000 sản phẩm. Vì vậy, tùy theo số lượng sản phẩm muốn đăng ký, mà doanh nghiệp cần chọn gói mạch vạch phù hợp.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã vạch cho sản phẩm.

01 Bản đăng ký theo mẫu Bộ Khoa học và Công nghệ
01 Bản đăng ký theo mẫu danh mục sản phẩm sử dụng mã số vật phẩm
01 Phiếu đăng ký thông tin theo mẫu quy định cho cơ sở dữ liệu GS1
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao) hoặc quyết định thành lập (bản sao) tùy thuộc vào đối tượng đăng ký là doanh nghiệp sản xuất hay tổ chức khác.

Quá trình chuẩn bị hồ sơ khó khăn, phức tạp. Nếu trong quá trình thực hiện cần hỗ trợ, tư vấn thêm quý khách hàng có thể liên hệ với Hệ thống Luật THỊNH TRÍ.

Bước 3: Nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký mã vạch

Hồ sơ nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện tới Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng có địa chỉ ở số 8 – Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội để xin cấp Giấy chứng nhận mã số mã vạch.

Bước 4: Thẩm định hồ sơ mã vạch tại cơ quan đăng ký

Trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký mã vạch sản phẩm thì cơ quan được chỉ định tiếp nhận chuyển hồ sơ đến Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

Trong thời hạn không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ Tổng cục cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ tiến hành thẩm định đơn đăng ký.

Bước 5: Cấp giấy chứng nhận đăng ký mã vạch

Nếu hồ sơ hợp lệ, trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ thì Tổng cục TCĐLCL có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận sử dụng mã số mã vạch, đồng thời tiến hành vào sổ đăng ký và lưu vào ngân hàng mã số quốc gia.

Nếu hồ sơ không hợp lệ, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – Bộ Khoa học và Công nghệ thông báo cho tổ chức, cá nhân chỉnh sửa và hoàn thiện.

Doanh nghiệp có thể lên trực tiếp Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để nhận Giấy chứng nhận hoặc có thể yêu cầu chuyển qua đường bưu điện.

Trên đây là những tư vấn của chúng tôi về mã số, mã vạch sản phẩm, để biết thêm chi tiết và sử dụng dịch vụ xin mã số mã vạch vui lòng liên hệ với Luật Bravolaw qua số Hotline: 1900 6296 để nhận được tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc.